Informationen zu verschiedenen Outlook-Versionen

Information about Different Outlook Versions: Outlook Classic, New Outlook, Outlook Legacy, Classic Outlook

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Informationen zu verschiedenen Outlook-Versionen: Outlook Classic, New Outlook, Outlook Legacy, Klassisches Outlook

Der Email-Server der Hochschule arbeitet aus Datenschutzgründen lokal in der Hochschule und unterstützt derzeit noch keine moderne Authentifizierung (OAuth2). Das neue Outlook ist jedoch cloud-zentriert und für Microsoft 365 mit moderner Authentifizierung optimiert. Diese technische Inkompatibilität kann zu Verbindungsproblemen beim Abruf von E-Mails über das neue Outlook führen.​

Während die IT-Abteilung mit Hochdruck an der Einführung der modernen Authentifizierung arbeitet, ist die aktuelle Lösung, die Nutzung von Outlook Classic bzw. Legacy Outlook, das weiterhin volle Unterstützung für lokale Email-Server bietet.

Diese Anleitung zeigt Ihnen für Windows und Mac, wie Sie erkennen, welche Outlook-Version Sie nutzen, wie Sie zum klassischen Outlook wechseln und dort bleiben. Falls alle technischen Lösungen scheitern, steht Ihnen als Notfalllösung der Webzugriff über Outlook Web Access (OWA) zur Verfügung.

1. Outlook-Version erkennen

Windows [1]

  • Öffnen Sie Outlook und prüfe in der oberen rechten Ecke nach der Einstellungen-Schaltfläche (Zahnrad-Symbol).​
  • Neues Outlook: Die Schaltfläche Einstellungen ist sichtbar, das Menüband zeigt die Registerkarten Start, Ansicht und Hilfe.​
  • Klassisches Outlook: Die Schaltfläche Einstellungen fehlt; stattdessen finden Siedie Registerkarte Datei im Menüband.​
  • Im Windows-Startmenü wird das klassische Outlook als „Outlook (klassisch)" angezeigt.​

Mac [1]

  • Öffnen Sie Outlook und wählen im Menü Outlook (neben dem Apple-Logo) die Option Info aus.​
  • Ist ein Schalter „Legacy Outlook" sichtbar oder kann im Menü Hilfe die Option „Zu Legacy Outlook wiederherstellen" ausgewählt werden, nutzt du das neue Outlook.​
  • Ist diese Option ausgegraut oder nicht vorhanden, befinden Sie sich bereits im Legacy Outlook.​

2. Von New Outlook zu Classic/Legacy wechseln

Windows [2]

  • Öffnen Sie das neue Outlook.
  • Klicken Sie oben rechts auf die Umschaltfläche (Toggle).​
  • Wählen Sie „Wechseln Sie zurück zum klassischen Outlook".​
  • Geben Sie optional Feedback und bestätige den Wechsel.​
  • Das neue Outlook schließt sich, und beim nächsten Start öffnet sich das klassische Outlook.​

Alternative Methode über Registry (falls Umschaltfläche nicht sichtbar) [2]:​

  • Geben Sie im Windows-Startmenü „Registry Editor" ein und öffnen die App.
  • Navigieren Sie zu: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences
  • Doppelklicken Sie auf UseNewOutlook.
  • Setzen Sie den Wert auf 0 (Null).
  • Starten Sie Outlook über das Startmenü mit „Outlook (klassisch)".​

Mac [3]

  • Öffnen Sie Outlook.
  • Gehen Sie im Menü auf Hilfe.
  • Wählen Sie „Zu Legacy Outlook wiederherstellen" aus.​
  • Falls die Aufforderung erscheint, das neue Outlook auszuprobieren, wählen Sie „Nicht jetzt".​
  • Outlook startet im Legacy-Modus neu.​
  • Alternativ können Sie im Outlook-Hauptfenster den Schalter „Legacy Outlook" aktivieren.​

3. Sicherstellen, dass Outlook Classic / das klassiche Outlook / Outlook Legacy und nicht das New Outlook genutzt wird

Windows

  • Starten Sie Outlook immer über das Startmenü mit der Bezeichnung „Outlook (klassisch)".​
  • Prüfen Sie, ob die Einstellungen-Schaltfläche (Zahnrad) oben rechts fehlt – dann nutzen Sie bereits das klassische Outlook.​
  • Falls das neue Outlook weiterhin startet, prüfen Sie erneut den Registry-Wert UseNewOutlook (sollte auf 0 stehen).​
  • Optional: Im klassischen Outlook unter Datei > Optionen > Allgemein > Neue Outlook-Optionen das Kontrollkästchen „Automatisch zum neuen Outlook wechseln" deaktivieren.​

Mac

  • Im Menü Outlook > Info prüfen, ob Legacy Outlook aktiv ist.​
  • Die Option „Zu Legacy Outlook wiederherstellen" im Menü Hilfe sollte ausgegraut sein, wenn Sie bereits Legacy Outlook nuzten.​
  • Achen Sie darauf, dass der Schalter „Legacy Outlook" aktiviert ist.

4. Das Hochschulkonto in Outlook Classic / dem klassischen Outlook / Outlook Legacy hinzufügen

Windows (Klassisches Outlook / Outlook Classic) [4]

  • Öffnen Sie klassisches Outlook.​
  • Wählen Sie Datei > Konto hinzufügen aus.​
  • Geben Sie Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf Verbinden.​
  • Geben Sie Ihr Kennwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.​
  • Wählen Sie OK > Fertig stellen aus, um die Einrichtung abzuschließen.​
  • Hinweis: Outlook versucht automatisch, die Exchange-Servereinstellungen zu erkennen.

Mac (Legacy Outlook) [5]

  • Öffnen Sie Outlook für Mac.​
  • Wählen Sie im Menü Outlook die Option Einstellungen aus.​
  • Wählen Sie unter Persönliche Einstellungen die Option Konten > Konto hinzufügen aus.​
  • Geben Sie Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse ein und wählen Sie Weiter.​
  • Geben Sie Ihr Kennwort ein, wenn Sie dazu aufgefordert werden.​
  • Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.​
  • Wählen Sie Fertig aus.​
  • Hinweis: Exchange Server-Konten werden von Outlook für Mac in wenigen Schritten automatisch erkannt und eingerichtet.​

5. Wenn alle Stricke reißen: Outlook Web Access (OWA) / Outlook im Web nutzen

OWA/Outlook im Web ist die browserbasierte Version von Outlook und funktioniert unabhängig von installierten Outlook-Versionen.​ Zugriff:

6. Nützliche Links und weiterführende Informationen

[1] Welche Outlook-Version habe ich?
https://support.microsoft.com/de-de/office/welche-outlook-version-habe-ich-b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b2257c

[2] Zurück zum klassischen Outlook für Windows
https://support.microsoft.com/de-de/office/aus-dem-neuen-outlook-f%C3%BCr-windows-umschalten-ec102b39-5727-418e-ae1f-a1805434640c

[3] Outlook für Mac: Neues Outlook aktivieren oder deaktivieren
https://support.microsoft.com/de-de/office/outlook-f%C3%BCr-mac-6283be54-e74d-434e-babb-b70cefc77439

[4] Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zu Outlook für Windows
https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-eines-e-mail-kontos-zu-outlook-f%C3%BCr-windows-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b#picktab=classic_outlook

[5] Hinzufügen eines E-Mail-Kontos zu Outlook für Mac
https://support.microsoft.com/de-de/office/hinzuf%C3%BCgen-eines-e-mail-kontos-zu-outlook-f%C3%BCr-mac-6aeec61b-86af-40af-8ffe-985d0fc82ddb

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Information about Different Outlook Versions: Outlook Classic, New Outlook, Outlook Legacy, Classic Outlook

For privacy reasons, the university's email server operates locally on campus and does not yet support modern authentication (OAuth2). However, the new Outlook is cloud-centric and optimized for Microsoft 365 with modern authentication. This technical incompatibility can lead to connection problems when retrieving emails via the new Outlook.​

While the IT department is working intensively to implement modern authentication, the current solution is to use Outlook Classic or Legacy Outlook, which continues to provide full support for local email servers.​

This guide shows you how to identify which Outlook version you are using on Windows and Mac, how to switch to classic Outlook and stay there. If all technical solutions fail, web access via Outlook Web Access (OWA) is available as an emergency solution.​

1. Identify Your Outlook Version

Windows​ [1]

  • Open Outlook and check the upper right corner for the Settings button (gear icon).​
  • New Outlook: The Settings button is visible, the ribbon shows the tabs Home, View, and Help.​
  • Classic Outlook: The Settings button is missing; instead, you will find the File tab in the ribbon.​
  • In the Windows Start Menu, classic Outlook is displayed as "Outlook (classic)".​

Mac ​[1]

  • Open Outlook and select About from the Outlook menu (next to the Apple logo).​
  • If a "Legacy Outlook" toggle is visible or if you can select "Revert to Legacy Outlook" from the Help menu, you are using the new Outlook.​
  • If this option is grayed out or not available, you are already in Legacy Outlook.​

2. Switch from New Outlook to Classic/Legacy

Windows​ [2]

  • Open the new Outlook.
  • Click the toggle in the upper right corner.​
  • Select "Switch back to classic Outlook".​
  • Optionally provide feedback and confirm the switch.​
  • The new Outlook will close, and the next time it starts, classic Outlook will open.​

Alternative Method via Registry (if toggle is not visible) [2]:​

  • Type "Registry Editor" in the Windows Start Menu and open the app.​
  • Navigate to: Computer\HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences​
  • Double-click on UseNewOutlook.​
  • Set the value to 0 (zero).​
  • Launch Outlook from the Start Menu using "Outlook (classic)".​

Mac​ [3]

  • Open Outlook.
  • Go to the Help menu.​
  • Select "Revert to Legacy Outlook".​
  • If prompted to try the new Outlook, select "Not Now".​
  • Outlook will restart in Legacy mode.​
  • Alternatively, you can activate the "Legacy Outlook" toggle in the main Outlook window.

3. Ensure You Are Using Outlook Classic / Classic Outlook / Outlook Legacy and Not New Outlook

Windows

  • Always launch Outlook from the Start Menu using the label "Outlook (classic)".​
  • Check whether the Settings button (gear icon) is missing in the upper right corner – if so, you are using classic Outlook.​
  • If the new Outlook continues to start, check the Registry value UseNewOutlook again (should be set to 0).​
  • Optional: In classic Outlook, go to File > Options > General > New Outlook options and uncheck "Automatically switch me to new Outlook".​

Mac

  • In the Outlook > About menu, verify that Legacy Outlook is active.​
  • The option "Revert to Legacy Outlook" in the Help menu should be grayed out if you are already using Legacy Outlook.​
  • Ensure that the "Legacy Outlook" toggle is activated.​

4. Add Your University Account in Outlook Classic / Classic Outlook / Outlook Legacy

Windows (Classic Outlook / Outlook Classic)​ [4]

  • Open classic Outlook.​
  • Select File > Add Account.​
  • Enter your university email address and click Connect.​
  • Enter your password when prompted.​
  • Select OK > Finish to complete the setup.​
  • Note: Outlook will automatically attempt to detect the Exchange server settings.​

Mac (Legacy Outlook)​ [5]

  • Open Outlook for Mac.​
  • Select Preferences from the Outlook menu.​
  • Under Personal Settings, select Accounts > Add Account.​
  • Enter your university email address and select Continue.​
  • Enter your password when prompted.​
  • Follow the on-screen instructions.​
  • Select Done.​
  • Note: Exchange Server accounts are automatically detected and configured by Outlook for Mac in just a few steps.​

5. If All Else Fails: Use Outlook Web Access (OWA) / Outlook on the Web

OWA/Outlook on the web is the browser-based version of Outlook and works independently of installed Outlook versions.​ Access:

6. Useful Links and Additional Information

[1] What version of Outlook do I have?
https://support.microsoft.com/en-us/office/what-version-of-outlook-do-i-have-b3a9568c-edb5-42b9-9825-d48d82b2257c

[2] Toggle out of the new Outlook for Windows
https://support.microsoft.com/en-us/office/toggle-out-of-the-new-outlook-for-windows-ec102b39-5727-418e-ae1f-a1805434640c

[3] Outlook for Mac: Turn new Outlook on or off
https://support.microsoft.com/en-us/office/toggle-out-of-the-new-outlook-for-windows-ec102b39-5727-418e-ae1f-a1805434640c

[4] Add an email account to Outlook for Windows
https://support.microsoft.com/en-us/office/add-an-email-account-to-outlook-for-windows-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b#picktab=classic_outlook

[5] Add an email account to Outlook for Mac
https://support.microsoft.com/en-us/office/add-an-email-account-to-outlook-for-mac-6aeec61b-86af-40af-8ffe-985d0fc82ddb